Como organizar o financeiro do seu escritório do zero na ADVBOX

Thassiely De AraÚjo Fernandes Moreira • Atualizado em: 03/03/2026 16:31

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Neste artigo, você vai aprender como organizar o financeiro do seu escritório do zero na ADVBOX: desde a configuração inicial de acessos, contas e categorias, até a criação de uma rotina eficiente de lançamentos e geração de relatórios confiáveis.

Como organizar o financeiro do seu escritório do zero na ADVBOX

Organizar o financeiro na ADVBOX significa configurar corretamente a base do sistema e depois manter um padrão nos lançamentos. Se você seguir este passo a passo, terá controle real do caixa, previsibilidade e relatórios confiáveis.

Passo 1 — Garanta o acesso correto de quem vai operar o financeiro

Antes de começar, defina quem pode visualizar e quem pode lançar ou editar informações financeiras.

1 Acesse as configurações de usuários
Vá em Configurações > Usuários e ajuste o campo Acesso ao Financeiro para cada colaborador:
  • Sem acesso
  • Somente visualizador
  • Acesso completo

Dica: Deixe "Acesso Completo" apenas para quem realmente vai lançar e dar baixa nos valores. Para sócios e líderes que apenas acompanham números, utilize "Somente visualizador".

Passo 2 — Cadastre suas contas bancárias e cartões (e defina o saldo inicial)

Agora você vai estruturar suas contas.

1 Acesse Contas e Cartões
Acesse Configurações > Financeiro > Contas e cartões e cadastre:
  • Contas correntes
  • Contas poupança
  • Contas investimento
  • Cartões de crédito (se utilizar)
2 Defina o saldo inicial
Ao cadastrar uma conta, preencha o Saldo inicial considerando uma data de corte (por exemplo: saldo a partir de hoje). Depois disso, evite alterar esse valor. Isso garante uma conciliação correta sem distorcer seus resultados.
3 Configure o cartão de crédito (se utilizar)
Informe corretamente:
  • Data de fechamento da fatura
  • Data de vencimento da fatura
Assim, as compras serão organizadas automaticamente na fatura correta.

Passo 3 — Estruture suas categorias (isso define seus relatórios)

As categorias são a inteligência do seu financeiro. São elas que determinam como suas receitas e despesas aparecerão nos relatórios, inclusive no DRE e no BI. A categoria é obrigatória em todo lançamento.

1 Acesse as Categorias
Vá em Configurações > Financeiro > Categorias.
2 Crie e organize as categorias por grupos
Exemplos de grupos:
  • Tributos
  • Despesas fixas
  • Despesas variáveis
  • Despesas bancárias
  • Marketing
  • Receita de honorários

Importante: Se você classificar uma categoria errada, seu relatório vai mostrar números distorcidos. Categoria errada = análise errada.

Passo 4 — Crie Centros de Custo (para enxergar por área) * Plano Banca Max e Elite.

Se você quer entender quanto cada área do seu escritório custa ou gera, use Centros de Custo.

1 Crie os Centros de Custo
Exemplos de centros de custo:
  • Comercial
  • Produção
  • Atendimento
  • Marketing
2 Utilize nos lançamentos
Ao utilizar centro de custo nos lançamentos, você consegue segmentar relatórios por área. Exemplo prático: ao usar "Marketing" como centro de custo, você consegue medir exatamente quanto está investindo para captar clientes.

Passo 5 — Se você for plano Elite, utilize Setor/Unidade

Se o seu escritório possui filiais, projetos específicos ou estrutura dividida por unidades, configure Setor/Unidade nas configurações do financeiro.

1 Verifique a elegibilidade
Este recurso está disponível apenas no plano Elite e permite uma segmentação ainda mais detalhada dos seus relatórios por filiais (SP, Recife, Brasília…) ou projetos específicos.

Passo 6 — (Opcional) Integre com o Asaas para automatizar cobranças

Se você cobra honorários por boleto, cartão ou carnê, integrar com o Asaas facilita muito sua operação.

1 Benefícios da integração
Com a integração você consegue:
  • Emitir cobranças automaticamente
  • Ter baixa automática quando o cliente paga
  • Registrar automaticamente as taxas como despesa
2 Conta Asaas automática
A ADVBOX cria automaticamente uma conta Asaas nas configurações financeiras para organizar essas movimentações.

Passo 7 — Comece a lançar do jeito certo

Dentro do Menu Financeiro, você trabalhará com três tipos de lançamento: Receita, Despesa e Transferência. Seus relatórios e indicadores dependem diretamente do que você lança aqui.

1 Preencha as três datas corretamente em cada lançamento
  • Vencimento: quando o valor deveria ser pago ou recebido. Base para previsão e controle de atraso.
  • Pagamento: quando o dinheiro realmente entrou ou saiu. Base para fluxo de caixa e saldo bancário.
  • Competência: o mês contábil de origem do valor. Base para DRE e análise real de resultado.

Importante: Não altere a data de vencimento para "esconder" atraso. Mantenha o vencimento original e preencha a data de pagamento quando o valor for quitado.

Passo 8 — Crie uma rotina simples

Não deixe para organizar tudo no final do mês. Isso distorce saldo, fluxo e indicadores.

1 Diariamente (10 minutos)
Dê baixa nos valores pagos e recebidos (preencha a data de pagamento).
2 Semanalmente (30 minutos)
Revise pendências e confira categorias e competências.
3 Mensalmente
Feche seus relatórios conforme o objetivo:
  • Previsão (por vencimento)
  • Realizado (por pagamento)
  • Resultado contábil (por competência)

Passo 9 — Use o modo certo para cada análise

No Menu Financeiro, você pode visualizar os dados de três formas. Usar o modo errado pode levar a interpretações equivocadas dos números.

1 Por vencimento
Para planejamento e acompanhamento de inadimplência.
2 Por pagamento
Para fluxo de caixa real.
3 Por competência
Para análise contábil e resultado mensal (base do DRE).

Passo 10 — Exporte e acompanhe corretamente

1 Atenção ao exportar relatórios
O sistema exporta exatamente o que está visível na tela, considerando filtros e modo selecionado.

Importante: Se você utiliza DRE (planos Banca Max e Elite), ele é gerado com base no modo competência e exportado para Excel.

Checklist rápido — Primeira semana organizando seu financeiro

  • Ajustar acessos dos usuários
  • Cadastrar contas e definir saldo inicial
  • Criar e revisar categorias
  • Criar centros de custo (e setor/unidade se for Elite)
  • Integrar com Asaas (se desejar automatizar cobranças)
  • Começar lançamentos com datas e categorias corretas
  • Criar rotina semanal de revisão

Dica: O gerenciamento financeiro eficiente começa na configuração correta da base. Com categorias, contas e rotinas bem definidas, seus relatórios serão confiáveis e suas decisões muito mais precisas.

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