Fases e Etapas: o que é, para que serve e como configurar
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Neste artigo, você vai entender o que são Fases e Etapas na ADVBOX, qual a diferença entre elas e como utilizá-las para organizar o andamento dos processos do seu escritório.
Entendendo a diferença entre Fase e Etapa
Imagine que um processo é uma viagem.
- A Fase representa a cidade onde você está.
- A Etapa representa a rua ou o local exato dentro dessa cidade.
Ou seja:
- A Fase mostra o momento geral do processo.
- A Etapa mostra o estágio específico em que ele se encontra.
Exemplo:
Fase: Judicial
Etapas:
- Petição inicial protocolada
- Aguardando audiência
- Audiência realizada
- Sentença publicada
Mesmo permanecendo na Fase Judicial, o processo evolui entre diferentes Etapas conforme o trabalho é realizado.
Quais são as Fases da ADVBOX?
As Fases são padronizadas pela ADVBOX e representam a linha do tempo dos processos. São elas:
- Marketing
- Negociação
- Consultoria
- Administrativo
- Judicial
- Recursal
- Execução/Cobrança
- Arquivamento
- RH/Financeiro
Cada processo percorre essas fases conforme avança até sua conclusão.
Importante: Como fazem parte da estrutura da plataforma, as Fases não podem ser alteradas ou excluídas.
O que são as Etapas?
As Etapas são subdivisões das Fases. Elas permitem que cada escritório organize seus processos de acordo com a própria forma de trabalhar.
Por exemplo, dois escritórios podem estar na Fase Judicial, mas utilizar etapas diferentes para representar sua rotina.
Escritório A
- Inicial protocolada
- Aguardando contestação
- Audiência marcada
- Sentença
Escritório B
- Distribuído
- Concluso para despacho
- Aguardando decisão
- Processo encerrado
Ambos utilizam a mesma Fase, mas personalizam as Etapas conforme sua metodologia de trabalho.
Por que utilizar Etapas?
Uma boa estrutura de Etapas ajuda o escritório a:
- visualizar rapidamente o andamento dos processos;
- padronizar o fluxo de trabalho da equipe;
- identificar processos que estão parados;
- facilitar o acompanhamento das atividades;
- tornar a gestão dos processos mais organizada.
Dica: Nos planos que possuem CRM, as Etapas também aparecem como colunas do quadro Kanban, permitindo movimentar os processos visualmente entre os diferentes estágios.
Como criar uma nova Etapa
Observações e limitações
- As Fases são padrão da ADVBOX e não podem ser criadas, editadas ou excluídas.
- As Etapas podem ser personalizadas para representar o fluxo de trabalho do escritório.
- Nos planos com CRM, as Etapas também organizam as colunas do quadro Kanban.
- Alguns recursos, como Workflow e Estagnação, dependem do plano contratado.
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