Financeiro da Advocacia: Orientações básicas

Financeiro da advocacia: aprenda as orientações básicas para organizar o financeiro do seu escritório com os recursos da ADVBOX.

O que é preciso entender para operar o financeiro do escritório #

O menu financeiro da ADVBOX foi preparado para dar agilidade no dia a dia do escritório e garantir uma visão completa e estratégica das finanças da banca.

Na tela inicial do menu financeiro o usuário visualiza no topo as seguintes informações:

1º Saldo Previsto neste mês: Mostra a soma de todas as receitas e despesas com data de vencimento entre dia 1 e o último dia do mês, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão das contas do mês.

2º A Receber esta semana: Mostra a soma de todas as receitas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.

3º A pagar esta semana: Mostra a a soma de todas as despesas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.

O usuário pode alterar a exibição do relatório completo que geram essas informações, basta 1 clique sobre o valor indicado.

Perceba que nos três casos, a referência é a data de vencimento #

Portanto, caso o usuário marque um pagamento realizado em uma receita ou despesa, o valor não irá mudar.

Neste modo de exibição o valor irá mudar apenas quando for realizado um novo lançamento com vencimento no mês ou na semana atual.

Financeiro da Advocacia

Estas informações não se relacionam com a conta ter sido paga ou ainda estar pendente, mas visam mostrar todas as contas a pagar ou a receber nesta semana ou mês.

Lista de lançamentos – abaixo do gráfico. #

É preciso saber que neste modo de visualização por vencimento, a exibição na lista de lançamentos o sistema mostra:

  • uma primeira parte dos lançamentos pendentes (ainda não pagos)
  • uma segunda parte mais abaixo, os lançamentos com pagamento confirmado.

Mostrar as receitas ou despesas pendentes visa facilitar a visualização pelo usuário das contas que é preciso pagar ou cobrar.

Porém, como os lançamentos pagos continuam sendo exibidos para melhor controle financeiro, assim o TOTAL ao final da lista continuará o mesmo após o registro de uma conta paga.

Filtros de receitas e despesas úteis #

É possível visualizar a lista de receitas e despesas com os seguintes filtros:

Atrasados: Receitas e despesas que tenham a data do vencimento anterior a data de hoje, e ainda não tenham registro de pagamentos.

Pendentes: Receitas e despesas que não tenham a data de pagamento registrada, podendo estar vencidas ou não.

Futuros: Receitas e despesas que tenham a data de vencimento a partir do dia 1º do próximo mês.

Recebidos: Receitas e despesas que tenham a data de pagamento registrada.

Para entender o financeiro é essencial entender muito bem e memorizar 100% destes filtros, inclusive seus detalhes, pois após esta compreensão o sistema fica mais simples e muito mais útil.

Registro Interno: Receitas e despesas que o escritório realize por procuração, como por exemplo o recebimento de valores de clientes por acordo ou alvará depositado na conta do escritório, ou o pagamento de custos processuais ou diligências para o cliente a ser ressarcido no futuro. Com uso da marcação do registro interno os valores lançados não são contabilizados, ficando de fora da totalização final.

Modo de Visualização #

Além dos filtros há também que se entender os “modos de visualização” do financeiro, que são:

  • Por competência;
  • Por vencimento;
  • Por pagamento;

Cada modo de visualização vai apresentar os lançamentos se baseando nessa informação que o próprio usuário informa ao realizar o lançamento.

Lancamento financeiro Escritório Advocacia

Para melhor entendimento vamos utilizar o seguinte exemplo:

Seu escritório cobrou $ 10.000,00 de honorários em 4 parcelas decorrentes de um contrato de honorários celebrado em 25/Janeiro. A primeira parcela com vencimento em 05/Fevereiro e as outras 3 parcelas nos dias 5 dos meses subsequentes.

Apos pagar a primeira parcela seu cliente teve problemas e combinou de pagar tudo no dia 01/Outubro do mesmo ano.

Como deve ser realizado este lançamento? Da seguinte forma:

Competência: no mês da contratação, Janeiro.

Vencimentos: 05/Fev, 05/Mar, 05/Abril e 05/Maio.

Pagamentos: 05/Fev, 01/Outubro, 01/Outubro, 01/Outubro.

Perceba que a data de vencimento não deve ser alterada, os honorários ficam pendentes até o efetivo pagamento.

Por padrão, a ADVBOX exibe os lançamentos por data de pagamento (recebidos) no mês atual e os pendentes (sem data de pagamento).

Em nosso exemplo, as parcelas vencidas vão ficar aparecendo no financeiro até o dia que o cliente pagar, de Março a Outubro.

É errado editar a data do vencimento pelo simples fato do cliente ter avisado que iria atrasar, pois a parcela já venceu. Caso o escritório tenha a bondade de não cobrar juros e correção monetária tudo bem, mas isso não muda o fato do que foi contratado. As datas de vencimento devem se manter as mesmas.

Com o modo de visualização por vencimentos é possível ao gestor obter uma visão ampla e completa do financeiro, inclusive com previsão futura, com tudo que está previsto para ser pago e recebido.

O Gráfico do Menu Financeiro #

O gráfico do menu financeiro tem o objetivo de PLANEJAMENTO.

O planejamento financeiro se baseia nas receitas e despesas que estão PREVISTAS para o mês atual e para o próximo quadrimestre.

É por este motivo que ao registrar um pagamento o gráfico não se altera.

O gráfico somente irá ser alterado quando for realizado novo lançamento de receita, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna azul.

Ou quando for realizado novo lançamento de despesa, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna vermelha.

Modo de Visualização por Competência #

O regime de competência é essencial para uma uma gestão financeira que não tenha distorções e ilusões, causadas quando se usa apenas o regime de caixa.

Pelo caixa é possível por exemplo “empurrar contas vencidas” para o futuro, deixar de pagar os tributos no mês devido ou renegociar dívidas de meses anteriores. É possível ainda pegar empréstimos ou antecipar créditos que não entrarão no futuro. Tudo isso dando a ilusão de resultados acima dos resultados reais.

Por este motivo, o regime de competência é fundamental.

Se o seu escritório possui contas de determinado mês/ano (competência) que tenha data de vencimento futura, o registro da competência deve ser feito no mês a qual aquela conta se refere.

Exemplos de contas com competência diferente do vencimento:

Salários: O salário mensal é pago até o 5º dia útil do mês seguinte, por lei. De fato, o trabalho foi realizado nos 30 dias anteriores. Diferente do vale transporte e vale alimentação que é pago no início do mês de trabalho.

Aluguéis: Os alugueis podem ou não ser pagos no mesmo mês da competência, é preciso ver como está contratado.

Parcelamento de honorários: Os honorários contratados de forma parcelada se referem a data da contratação, mas cada parcela tem vencimento nos meses posteriores. Há que se ressaltar que é diferente dos honorários por mensalidade, que ai sim cada  mensalidade se refere ao mês do corrente.

PS: O pagamento parcial da parcela não deve modificar o lançamento, mas adiantar parcelas futuras. Caso exista no seu escritório a prática de “receber quanto o cliente quiser pagar”, o que é comum na advocacia, o correto é excluir todas as parcelas futuras acordadas e criar uma parcela com o valor que o cliente quer pagar no mês atual, e outra com o saldo.

Este saldo deverá ser editado nos próximos meses com o valor que o cliente quer pagar e registrado novo saldo pendente.

INSS e IR: O INSS e o Imposto de Renda são pagos no mês seguinte à competência que se referem. Exemplo: O INSS da folha de pagamento de Janeiro vence no dia 15 ou 20 de Fevereiro.

Parcelamento de INSS: O parcelamento do INSS ou outros tributos não modifica a competência devida.

Mas para fins de lançamento consolidados em um parcelamento homologado pela Fazenda Pública, é interessante fazer uma consolidação. Faça o seguinte:

Registre todos os lançamentos de INSS atrasados que foram  como “registro interno” e na descrição anote “Consolidado em Parcelamento” e confirme o pagamento, dando como quitado (o que não será contabilizado mas permitirá o registro).

Depois, criando um novo lançamento completo com cada parcela tendo sua data de vencimento conforme ficou definido no parcelamento, e a competência no mês do parcelamento. Anexe os documentos do parcelamento neste lançamento.

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