Financeiro da advocacia: aprenda as orientações básicas para organizar o financeiro do seu escritório com os recursos da ADVBOX.
O que é preciso entender para operar o financeiro do escritório #
O menu financeiro da ADVBOX foi preparado para dar agilidade no dia a dia do escritório e garantir uma visão completa e estratégica das finanças da banca.
Na tela inicial do menu financeiro o usuário visualiza no topo as seguintes informações:
1º Saldo Previsto neste mês: Mostra a soma de todas as receitas e despesas com data de vencimento entre dia 1 e o último dia do mês, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão das contas do mês.
2º A Receber esta semana: Mostra a soma de todas as receitas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema e mais os lançamentos pendentes de meses anteriores. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.
3º A pagar esta semana: Mostra a a soma de todas as despesas que tenham a data de vencimento na semana atual, entre segunda-feira e sábado, com ou sem registro de data de pagamento no sistema. É uma previsão, a ser confirmada uma a uma ao longo da semana.
O usuário pode alterar a exibição do relatório completo que geram essas informações, basta 1 clique sobre o valor indicado.
Perceba que nos três casos, a referência é a data de vencimento #
Portanto, caso o usuário marque um pagamento realizado em uma receita ou despesa, o valor não irá mudar.
Neste modo de exibição o valor irá mudar apenas quando for realizado um novo lançamento com vencimento no mês ou na semana atual.
Estas informações não se relacionam com a conta ter sido paga ou ainda estar pendente, mas visam mostrar todas as contas a pagar ou a receber nesta semana ou mês.
Lista de lançamentos – abaixo do gráfico. #
É preciso saber que neste modo de visualização por vencimento, a exibição na lista de lançamentos o sistema mostra:
- uma primeira parte dos lançamentos pendentes (ainda não pagos)
- uma segunda parte mais abaixo, os lançamentos com pagamento confirmado.
Mostrar as receitas ou despesas pendentes visa facilitar a visualização pelo usuário das contas que é preciso pagar ou cobrar.
Porém, como os lançamentos pagos continuam sendo exibidos para melhor controle financeiro, assim o TOTAL ao final da lista continuará o mesmo após o registro de uma conta paga.
Filtros de receitas e despesas úteis #
É possível visualizar a lista de receitas e despesas com os seguintes filtros:
Atrasados: Receitas e despesas que tenham a data do vencimento anterior a data de hoje, e ainda não tenham registro de pagamentos.
Pendentes: Receitas e despesas que não tenham a data de pagamento registrada, podendo estar vencidas ou não.
Futuros: Receitas e despesas que tenham a data de vencimento a partir do dia 1º do próximo mês.
Recebidos: Receitas e despesas que tenham a data de pagamento registrada.
Para entender o financeiro é essencial entender muito bem e memorizar 100% destes filtros, inclusive seus detalhes, pois após esta compreensão o sistema fica mais simples e muito mais útil.
Registro Interno: Receitas e despesas que o escritório realize por procuração, como por exemplo o recebimento de valores de clientes por acordo ou alvará depositado na conta do escritório, ou o pagamento de custos processuais ou diligências para o cliente a ser ressarcido no futuro. Com uso da marcação do registro interno os valores lançados não são contabilizados, ficando de fora da totalização final.
Modo de Visualização #
Além dos filtros há também que se entender os “modos de visualização” do financeiro, que são:
- Por competência;
- Por vencimento;
- Por pagamento;
Cada modo de visualização vai apresentar os lançamentos se baseando nessa informação que o próprio usuário informa ao realizar o lançamento.
Para melhor entendimento vamos utilizar o seguinte exemplo:
Seu escritório cobrou $ 10.000,00 de honorários em 4 parcelas decorrentes de um contrato de honorários celebrado em 25/Janeiro. A primeira parcela com vencimento em 05/Fevereiro e as outras 3 parcelas nos dias 5 dos meses subsequentes.
Apos pagar a primeira parcela seu cliente teve problemas e combinou de pagar tudo no dia 01/Outubro do mesmo ano.
Como deve ser realizado este lançamento? Da seguinte forma:
Competência: no mês da contratação, Janeiro.
Vencimentos: 05/Fev, 05/Mar, 05/Abril e 05/Maio.
Pagamentos: 05/Fev, 01/Outubro, 01/Outubro, 01/Outubro.
Perceba que a data de vencimento não deve ser alterada, os honorários ficam pendentes até o efetivo pagamento.
Por padrão, a ADVBOX exibe os lançamentos por data de pagamento (recebidos) no mês atual e os pendentes (sem data de pagamento).
Em nosso exemplo, as parcelas vencidas vão ficar aparecendo no financeiro até o dia que o cliente pagar, de Março a Outubro.
É errado editar a data do vencimento pelo simples fato do cliente ter avisado que iria atrasar, pois a parcela já venceu. Caso o escritório tenha a bondade de não cobrar juros e correção monetária tudo bem, mas isso não muda o fato do que foi contratado. As datas de vencimento devem se manter as mesmas.
Com o modo de visualização por vencimentos é possível ao gestor obter uma visão ampla e completa do financeiro, inclusive com previsão futura, com tudo que está previsto para ser pago e recebido.
O Gráfico do Menu Financeiro #
O gráfico do menu financeiro tem o objetivo de PLANEJAMENTO.
O planejamento financeiro se baseia nas receitas e despesas que estão PREVISTAS para o mês atual e para o próximo quadrimestre.
É por este motivo que ao registrar um pagamento o gráfico não se altera.
O gráfico somente irá ser alterado quando for realizado novo lançamento de receita, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna azul.
Ou quando for realizado novo lançamento de despesa, com vencimento para o mês atual ou para os próximos 4 meses, alterando a coluna vermelha.
Modo de Visualização por Competência #
O regime de competência é essencial para uma uma gestão financeira que não tenha distorções e ilusões, causadas quando se usa apenas o regime de caixa.
Pelo caixa é possível por exemplo “empurrar contas vencidas” para o futuro, deixar de pagar os tributos no mês devido ou renegociar dívidas de meses anteriores. É possível ainda pegar empréstimos ou antecipar créditos que não entrarão no futuro. Tudo isso dando a ilusão de resultados acima dos resultados reais.
Por este motivo, o regime de competência é fundamental.
Se o seu escritório possui contas de determinado mês/ano (competência) que tenha data de vencimento futura, o registro da competência deve ser feito no mês a qual aquela conta se refere.
Exemplos de contas com competência diferente do vencimento:
Salários: O salário mensal é pago até o 5º dia útil do mês seguinte, por lei. De fato, o trabalho foi realizado nos 30 dias anteriores. Diferente do vale transporte e vale alimentação que é pago no início do mês de trabalho.
Aluguéis: Os alugueis podem ou não ser pagos no mesmo mês da competência, é preciso ver como está contratado.
Parcelamento de honorários: Os honorários contratados de forma parcelada se referem a data da contratação, mas cada parcela tem vencimento nos meses posteriores. Há que se ressaltar que é diferente dos honorários por mensalidade, que ai sim cada mensalidade se refere ao mês do corrente.
PS: O pagamento parcial da parcela não deve modificar o lançamento, mas adiantar parcelas futuras. Caso exista no seu escritório a prática de “receber quanto o cliente quiser pagar”, o que é comum na advocacia, o correto é excluir todas as parcelas futuras acordadas e criar uma parcela com o valor que o cliente quer pagar no mês atual, e outra com o saldo.
Este saldo deverá ser editado nos próximos meses com o valor que o cliente quer pagar e registrado novo saldo pendente.
INSS e IR: O INSS e o Imposto de Renda são pagos no mês seguinte à competência que se referem. Exemplo: O INSS da folha de pagamento de Janeiro vence no dia 15 ou 20 de Fevereiro.
Parcelamento de INSS: O parcelamento do INSS ou outros tributos não modifica a competência devida.
Mas para fins de lançamento consolidados em um parcelamento homologado pela Fazenda Pública, é interessante fazer uma consolidação. Faça o seguinte:
Registre todos os lançamentos de INSS atrasados que foram como “registro interno” e na descrição anote “Consolidado em Parcelamento” e confirme o pagamento, dando como quitado (o que não será contabilizado mas permitirá o registro).
Depois, criando um novo lançamento completo com cada parcela tendo sua data de vencimento conforme ficou definido no parcelamento, e a competência no mês do parcelamento. Anexe os documentos do parcelamento neste lançamento.