Como atribuir uma tarefa na ADVBOX

O módulo de tarefas na ADVBOX, permite conectar o fluxo de trabalho de toda a equipe, tornado o dia a dia muito mais produtivo e organizado, pois além do e registro das informações entre os colaboradores, a ADVBOX possui um sistema de pontuação por tarefas exclusivo para a advocacia, o Taskscore.

O Taskscore permite que o gestor crie um ambiente de trabalho totalmente focado na qualidade do serviço e não apenas no tempo de cada tarefa. Leia neste artigo como definir o Taskscore no seu escritório.

💡Dica: Ouro grande benefício, é a forma como você pode analisar a produtividade de cada colaborador. Neste artigo você pode ver 5 motivos que provam por que é importante analisar a produtividade do seu escritório.

Por que é obrigatório selecionar um processo para atribuir uma tarefa? #

Sempre que você for registrar uma tarefa na ADVBOX é obrigatório escolher um processo, pois dessa forma garantimos com total segurança o registro das informações em seu respectivo processo.

💡Precisando de dicas de como organizar os processos internos? Leia neste artigo.

Atribuindo tarefa pelo processo #

Existem diversas formas de atribuir uma tarefa na ADVBOX, a primeira delas é diretamente pelo processo, onde você além de movimentar o processo de Fase Processual ou Etapa, pode atribuir uma tarefa para si ou outro colaborador.

  1. Encontre o processo no qual você deseja atribuir uma tarefa e clique em Movimentar;
  2. Quando abrir o processo, você estará direto na aba de Movimentar e Atribuir tarefa e você poderá preencher o formulário abaixo de Atribuir tarefa.
  3. Escolha Quem vai trabalhar na tarefa, lembrando que você pode atribuir tarefas para si ou outros colaboradores e somente UM usuário pode ser o responsável por cada tarefa;
  4. Escolha o que essa pessoa irá fazer. Neste campo aparecerão todas as tarefas correlacionadas com a Fase Processual, do processo que você está atribuindo a tarefa;
  5. Defina a Data e a Hora, em caso de tarefas como Audiências, Reuniões, você deve definir a data e o horário do evento, em caso de tarefas do dia a dia, defina a data e o horário que você espera que esta tarefa seja entregue. Se você precisa contabilizar o tempo que trabalhou na tarefa, marque a opção Informar término;
  6. Caso esta tarefa tenha propriamente um Prazo Fatal, você pode definir a Data do Prazo fatal. Sempre um dia útil antes do prazo, o sistema notifica o dono da tarefa e o gestor de todas tarefas pendentes com Prazo Fatal;
  7. Chegando ao final do formulário, você pode definir o Local do compromisso e também a descrição do que precisa ser feito na tarefa que está atribuindo;
  8. Existem 4 opções que você pode marcar antes de atribuir a tarefa, Tarefa retroativa, Privado, Tarefa futura e Mostrar na Agenda, que explicamos no final deste artigo.
  9. Pronto, agora você pode Atribuir a tarefa.

Atribuindo tarefa de qualquer tela #

Outra forma de você atribuir uma tarefa é através do botão que em qualquer tela da ADVBOX, está localizado no canto superior direto.

  1. Clique no botão ;
  2. Essa tela vai abrir no centro da sua tela, logo, você poderá atribuir a tarefa;
  3. Escolha o usuário que vai trabalhar na tarefa;
  4. Informe o processo que você quer atribuir a tarefa, caso seja uma resposta, ou você esteja atribuindo a partir de outra tarefa, o processo será preenchido automaticamente;
  5. Escolha a tarefa, lembrando que as tarefas estão organizadas de acordo com as Fases Processuais;
  6. Defina a Data e a Hora, em caso de tarefas como Audiências, Reuniões, você deve definir a data e o horário do evento, em caso de tarefas do dia a dia, defina a data e o horário que você espera que esta tarefa seja entregue. Se você precisa contabilizar o tempo que trabalhou na tarefa, marque a opção Informar término;
  7. Caso esta tarefa tenha propriamente um Prazo Fatal, você pode definir a Data do Prazo fatal. Sempre um dia útil antes do prazo, o sistema notifica o dono da tarefa e o gestor de todas tarefas pendentes com Prazo Fatal;
  8. Chegando ao final do formulário, você pode definir o Local do compromisso e também a descrição do que precisa ser feito na tarefa que está atribuindo;
  9. Existem 4 opções que você pode marcar antes de atribuir a tarefa, Tarefa retroativa, Privado, Tarefa futura e Mostrar na Agenda, que explicamos no final deste artigo.
  10. Pronto, agora você pode Atribuir a tarefa.

Quando devo usar as opções, Retroativa, Mostrar na Agenda, Privado ou Não mostra para outros colaboradores, Futura. #

Existem 4 opções que você pode marcar para atribuir ou editar uma tarefa, essas opções visam suprir diversas necessidades do fluxo de trabalho.

Quando usar Tarefa Retroativa #

A opção de Tarefa Retroativa serve para você atribuir uma tarefa já realizada, marcando essa opção, ao atribuir a tarefa ela entrará automaticamente como concluída, pois você já realizou ela.

Um exemplo que você pode usar essa opção, é para quando faz o atendimento de um cliente por telefone ou whatsapp e precisa registrar o que conversou com o cliente. Ao atribuir uma tarefa marque a opção Tarefa retroativa.

Quando usar Mostrar na Agenda #

Nem todas as tarefas que você atribui na ADVBOX, são tarefas que devam aparecer na agenda. Isso se deve porque a ADVBOX não se limita ao controle de prazos, você pode registrar os mais diversos tipos de tarefas, assim manterá as informações dos processos sempre atualizadas.

Quando você marcar essa opção, suas tarefas serão enviadas para a Agenda da ADVBOX e caso você tenha sincronizado com algum calendário externo, também será enviada para a agenda que você sincronizou. Saiba como sincronizar com a agenda do Google, Apple Calendar ou Outlook.

Quando usar Tarefa Futura #

Sempre que você precisar agendar uma tarefa para uma data futura (um mês, um semestre, um ano, etc…), a partir da data atual, você pode marcar a opção Tarefa Futura ao atribuir a tarefa, dessa forma, o sistema irá mostrar essa tarefa 5 dias antes da data do compromisso.

Na prática, se você agendar uma tarefa para dia 25 do mês atual, ela irá aparecer no seu painel somente a partir do dia 20, antes dessa data, você pode verificar todas as tarefas futuras, através dos Relatórios disponíveis nos menus Meu Painel e Atividades.

Quando usar Não mostrar para outros colaboradores ou Privado #

Quando for atribuída uma tarefa marcando uma das opções Não mostrar para outros colaboradores ou Privado, a tarefa ficará disponível somente para quem enviou e recebeu a tarefa.. Use esta opção quando precisar de confidencialidade no conteúdo.

❗Importante: Usuários cadastrados com o perfil gestor, podem visualizar todas as tarefas privadas, elas ficarão sinalizadas com este ícone .

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