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ADVBOX CRM

O que é CRM? 

CRM (customer relationship management, ou, gestão de relacionamento com o cliente) é um sistema que permite registrar e organizar todos os pontos de contato entre os clientes/processos e os advogados do escritório.

Utilizar o CRM ADVBOX é fácil, basta entender no painel as FASES, ETAPAS e PROCESSOS que serão acompanhados no sistema.

Entendendo o painel do CRM

1 – Na parte superior serão exibidas as FASES. Na ADVBOX as Fases Processuais são partes de um todo maior, que envolve a execução do fluxo de trabalho para movimentação de um processo. Ao todo existem nove Fases Processuais na ADVBOX.

Marketing:  A fase de marketing serve para criar processos de marketing e organizar as tarefas para aqueles processos. Servindo para organizar as demandas internas do escritório também nesse setor tão importante para o sucesso da sua banca.

Negociação: Fase do processo que o escritório abre a relação com o futuro cliente (lead) e começa a analisar o caso para ver se tem fundamento, momento ideal para registro no CRM e administração de clientes em processo de fechamento de contratos.

Consultoria: Serviços e consultoria são trabalhos jurídicos especializados que eventualmente não ingressam na via judicial ou administrativa, como elaboração e interpretação de contratos ou planejamento jurídico de pessoas físicas e jurídicas.

Administrativo: Fase que o processo é feito nos órgãos administrativos do serviço público (Delegacias, INSS, Cartórios, Tabelionatos, INCRA, INMETRO, IBAMA, ou quaisquer outros órgãos).

Judicial: Nessa fase tratamos de tudo que envolve a fase instrutória e pré-instrutória, antes da elaboração da petição inicial, até a sentença. 

Recursal: Onde são realizadas as atividades referentes aos recursos que serão feitos nos processos até chegar aos tribunais superiores.

Execução: Nessa fase é quando após o trânsito em julgado ocorre a liquidação de sentença e a execução da decisão final, e também quando ocorre as últimas cobranças que o escritório realizará (algumas áreas do Direito cobram honorários exclusivamente no início do processo, mas não há impedimento de lançar créditos em qualquer fase processual).

Financeiro: Para organizarmos as funções internas como admissão de pessoal, pagamentos e cobranças pendentes.

Arquivamento: para registro de todos os processos finalizado/arquivados.

2 – CONTADORES

Exibe a quantidade de processos registrados na fase selecionada

Quantidade de novos processos cadastrados/migrados para a fase selecionada no mês atual.

Quantidade de processos de registro de movimentação em um período pré-determinado 

3 – Quadro e Pipeline

O quadro representa o local onde serão mantidas todas as informações necessárias para visualizar de forma clara e rápida todas as FASES e ETAPAS do fluxo de atendimento, o quadro é o lugar ideal para organizar de forma colaborativa todas as tarefas.

Pipeline pode ser definido como um “mapa” de todas as etapas que compreendem o ciclo de vendas do escritório. Essa metodologia serve para visualizar de forma mais clara o trabalho, limitar o que está em andamento e maximizar a eficiência do que é produzido no escritório e por cada advogado. Permitindo um processo de melhoria constante no fluxo e na qualidade do trabalho.

Todo esse fluxo está integrado com o Business Intelligence – BI da ADVBOX, por isso, quando um processo sai da FASE Negociação para uma das fases seguintes, será cadastrado automaticamente a data de FECHAMENTO deste processo para fins de dados.

PROCESSOS (CARDS)

Os cards são os processos cadastrados no sistema, que podem ser visualizados por  todos do escritório ou filtrados por advogado/colaborador. Ao clicar no card, serão exibidos todas as informações do processo.

Processos com atividades atrasadas são identificados com uma seta vermelha

Processos com tarefas futuras cadastradas são identificados com uma seta verde

De acordo com a movimentação dos processos/atendimentos poderá ser feita a atualização das ETAPAS entrando no processo e alterando na capa processual ou simplesmente segurando o card e arrastando para a ETAPA seguinte (INCLUIR GIF).

Já em relação às FASES, estas podem ser alteradas entrando no processo e alterando a capa processual ou ou simplesmente segurando o card e arrastando na parte de baixo para a etapa seguinte (INCLUIR GIF)

Ao soltar o CARD na nova FASE/ETAPA, será exibida a tela para confirmar a alteração salvando os dados com a opção de selecionar o envio de notificação por SMS/EMAIL ao cliente sobre a movimentação do respectivo processo.

MOVIMENTAÇÕES EM MASSA

Também é possível movimentar os CARDS em massa, para otimizar o tempo de trabalho. Para isso, basta clicar nos tres pontinhos no canto superior direito das listas

Em seguida será exibida tela com botão para mover os card, indicada na imagem abaixo

E logo após, basta selecionar a nova ETAPA, lembrando de digitar a Frase de segurança: confirmar para que a alteração seja realizada.

ETAPAS

As Etapas são os passos que serão dados para o acompanhamento dos seus atendimentos/processos. Elas são determinadas dentro das Fases Processuais e utilizadas para facilitar a transmissão de informação aos clientes e organização do seu trabalho.

Por exemplo:
ETAPA: Judicial
FASES: Elaboração de inicial >>> Aguardando despacho >>> Elaboração de réplica >>> …

Elas podem ser usadas para criar um fluxo de trabalho em que os processos sejam movidos a cada etapa do atendimento/processo. Não há limite do número de listas que você pode adicionar às ETAPAS e podem ser organizadas de acordo com a gestão do seu escritório.

ESTAGNADOS

Um processo/atendimento ESTAGNADO (parado) é aquele em que decorre um determinado período de dias sem nenhuma movimentação.
Ao criar uma nova ETAPA, é possível determinar quando um processo/atendimento será considerado ESTAGNADO.

No exemplo abaixo, consideramos que um atendimento que fica por 7 dias sem nenhuma atualização referente a decisão do cliente será considerado ESTAGNADO. Estes processos podem ser facilmente identificados utilizando o filtro para exibi-los e assim o escritório pode tomar ações para movimentação.

A rápida identificação dos processos ESTAGNADOS ajuda na negociação de vários contratos, assim como no andamento dos processos administrativos e judiciais.

CONEXÃO COM O BUSINESS INTELLIGENCE – BI da ADVBOX

O CRM possui total integração com o BI, sendo possível acompanhar todas as métricas de produtividade, estoque, prospecção, tempo, honorários, custos, safra e qualidades dos clientes e processos.

Dados imprescindíveis para auxiliar na tomada de decisões e acompanhamentos do escritório.

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