Como organizar um CRM para Fechamento de Contratos na ADVBOX

Neste artigo você poderá encontrar diversas dicas de como implementar a ADVBOX para organizar o seu processo de fechamento de contratos.

Qual a importância? #

Tão importante quanto saber a quantidade de processos procedentes e improcedentes, ter conhecimento sobre a quantidade de novos contratos fechados durante o mês, faz com o que o escritório consiga ter controle absoluto sobre a manutenção do seu estoque de processos.

O processo de fechamento de contratos é algo que varia de acordo com a área do direito e a forma de atuação de cada escritório, 100% digital, presencial ou parcial, porém o objetivo final em qualquer um dos casos, é Fechar o Contrato de Honorários.

Manter o controle do processo desde o primeiro contato é um dos grandes diferenciais da ADVBOX, além de facilitar a gestão do processo de fechamento, todas as informações importantes extraídas do cliente na fase de Atendimento ficam registradas no mesmo ambiente. pois um advogado que atue com informações omissas pode ter sérios problemas ao longo da produção do serviço jurídico.

Como organizar? #

Para organizar o seu processo de fechamento de contratos na ADVBOX é necessário você definir etapas e tarefas específicas para etapas importantes no seu processo comercial.

Importante: Neste exemplo, simulamos um processo para fechamento de contrato de honorários, use-o como referência para adaptar para o seu processo.

Definindo as Etapas #

O primeiro passo para iniciar a implementação do seu processo comercial na ADVBOX é definindo as Etapas que farão parte do processo comercial na fase de Atendimento.

Defina um fluxo de Etapas que seu cliente percorra cada uma delas, sendo que o objetivo final é o fechamento do contrato de honorários.

1ª Etapa – Conexão inicial

A Conexão inicial é definida como a primeira etapa, pois é nela onde você vai efetuar o primeiro cadastro do cliente que demonstrou interesse no seu serviço. Essa etapa serve para você organizar todos os contatos iniciais com os clientes, seja por telefone, e-mail ou presencial.

Primeira etapa, onde todos os clientes devem passar, pois na Conexão inicial é onde você realizou o primeiro contato após o cliente ter demonstrado interesse pelo seu serviço.

Sugestão de tarefa: Use uma tarefa Atender Cliente Novo, registre tudo sobre esse novo atendimento, o que o cliente trouxe de informações iniciais para que você possa avançar para a próxima etapa.

Mude para a próxima etapa, somente quando você tiver todas informações necessárias para analisar o caso do cliente.

2ª Etapa – Análise do caso

Para avançar para esta segunda etapa, você precisa ter coletado todas informações necessárias nos primeiros contatos com o cliente, assim você poderá fazer as devidas análises do caso do cliente, caso seja viável, encaminhe uma breve análise para o seu cliente.

Sugestões de tarefa: Crie uma atividade, de acordo como você costuma encaminhar a análise para o cliente, seja por e-mail, whatsapp presencial, por exemplo, Encaminhar Análise do caso, enfim, defina uma tarefa chave para essa etapa.

3ª Etapa – Proposta

Após encaminhar a análise para o cliente, caso ele demonstre interesse, você pode encaminhar a sua proposta, esclarecendo os valores, honorários, caso cobre honorários iniciais informe ao cliente na proposta.

É muito importante formalizar isso em um documento, e encaminhar para o cliente, nossa sugestão é encaminhar isso por E-mail, caso seja presencial, se necessário formalize em um documento impresso.

Sugestões de tarefa: Nessa etapa, você pode definir algumas atividades como Elaborar Proposta, Encaminhar Proposta, atividades que você consiga monitorar e organizar as propostas a serem enviadas.

4ª Etapa – Esclarecimentos

Nessa etapa, é onde você já encaminhou a proposta para o cliente, e ele está entrando em contato para esclarecimento de possíveis dúvidas que ele tenha a respeito da entrada da ação, valores, enfim, enfim, o que diferencia é que ele já está com a proposta para fechar o contrato com o escritório em mãos.

Sugestões de tarefa: A etapa de esclarecimentos pode ser definida como uma etapa chave de follow-up, ou seja, uma etapa onde você deve manter um contato ativo com o cliente, as formas de contato variam muito, não é extremamente necessário ter uma atividade principal nessa etapa, pois normalmente os contatos são feitos por telefone, e-mail, whatsapp ou mesmo presencial em alguns casos.

5ª Etapa – Fechamento

Para chegar na etapa de Fechamento, seguindo a lógica de etapas que montamos, você já entrou em contato com o cliente, analisou o caso, encaminhou proposta, esclareceu as dúvidas, não necessariamente ele precise passar por todas essas etapas, mas é uma referência, para que você saiba o que fazer com ele, seguindo o passo a passo preestabelecido.

O cliente está pronto e decidido para contratar o seu serviço, use essa etapa para organizar realmente o fechamento do contrato, encaminhando os documentos, boletos, caso cobre honorários iniciais e ele só deve sair quando o pagamento for realmente confirmado.

Sugestões de tarefa: Utilize uma tarefa como, Fechar contrato de honorários, e cumpra ela, somente quando realmente o contrato estiver fechado, dessa forma, você conseguirá através dos filtros de relatórios, saber exatamente quantos fechamentos foram realizadas por período no escritório e monitorar quais ainda possuem alguma possível pendência.

6ª Etapa – Aguardando documentos

Chegando ao final do seu processo de Fechamento de Contratos, a etapa de Aguardando documentos serve diferenciar principalmente os contratos que o pagamento foi confirmado, e organizar a documentação necessária para dar entrada com a ação.

Sugestão de tarefa: Como última tarefa do processo de fechamento, crie uma tarefa para parametrizar a organização dos documentos necessários para entrar com a ação, algo como, Verificar documentos.

Cadastrando as etapas na ADVBOX #

Após definir as etapas, cadastre cada uma delas na ADVBOX, leia neste artigo como cadastrar as etapas. Uma sugestão para você cadastra as etapas é usar a parte inicial um nome que facilite saber quais as etapas pertencem ao fluxo do processo de fechamento de contratos.

Sugestão de como nomear as etapas:

1. Conexão inicial
2. Análise do caso
3. Proposta
4. Esclarecimentos
5. Fechamento
6. Aguardando documentos

Definindo as tarefas #

Após definir as etapas, crie as tarefas para organizar o seu processo de fechamento de contratos, é muito importante dividir as tarefas de duas formas, tarefas para controle específico, como Fechamento de contratos de honorários e tarefas para acompanhar e registrar um contato mais rápido, normalmente por e-mail, whatsapp, videoconferência ou ligação.

Normalmente as tarefas mais importantes de cada etapa, disparam tarefas internas no escritório, criando um fluxo de trabalho integrado entre todos do escritório.

Usando dessa forma, você conseguirá ter o controle do seu processo de fechamento, as tarefas, ajudam no controle da produtividade da sua equipe e no registro das informações e as etapas, ajudam a gerir seu processo de fechamento de contratos com maior previsibilidade. Saiba como cadastrar ou editar uma tarefa.

Aqui neste artigo, você pode verificar como o filtro por tarefas pendentes, mas da mesma forma se aplicam para as tarefas resolvidas, basta trocar a situação.

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